a a a

For å endre størrelse på tekst:

PC: Hold Ctrl-tasten nede og trykk på "+" for å forstørre eller "-" for å forminske.

Mac: Hold Cmd-tasten (Command) nede og trykk på "+" for å forstørre eller "-" for å forminske.

Årsrapport 2018 – Rennesøy kommune

Lavt sykefravær

Rennesøy kommune hadde i 2018 et sykefravær på 5,2 %, en nedgang fra 5,4 % i 2017.

Les mer

Organisasjonsutvikling

Konseptet «Onsdagstimen» fikk også i 2018 gode tilbakemeldinger og er innarbeidet, sammen med lederforum, som en viktig arena for intern-/hverdagslæring.

Les mer

4 Fellestjenester

4.1 Innledning

Et overordnet mål med arbeidet i fellestjenestene er å bidra til effektiv, god og samordnet ledelse og planlegging av kommunens totale virksomhet. I tillegg inngår kommunejurist og andre felles administrative oppgaver i kommunen. Politisk styring inngår også i fellestjenester med eget ansvarsområde. Avdelingen Fellestjenester blir ledet av organisasjons- og personalsjef.

Fellestjenester har gjennom delegasjon fra rådmannen det overordnede ansvar for alle kommunens sentraliserte tjenester innen områdene: personalforvaltning, IKT, informasjon, post, arkiv, politisk sekretariat, forhandlinger, HMS, økonomiforvaltning (herunder lønn, regnskap og skatt) samt kommunens overordnede organisatoriske utviklingsarbeid.

For å ivareta disse oppgavene er arbeidet organisert i fire faggrupper:

  • IKT
  • Informasjon/service/politisk sekretariat
  • Personal/lønn
  • Økonomi/skatt

Fellestjenester utfører administrative oppgaver sammen med alle kommunens tjenesteområder.

Avdelingen hadde pr. 31.12.18 totalt 10,52 årsverk. Nedenfor følger fordeling av stillingsressursene i 2018:

Antall årsverk2018
Rådmann1,00
Organisasjons- og personalsjef 1,00
Fagområdet informasjon/service/ politisk sekretariat2,80
Fagområdet lønn0,80
Fagområdet personal1,00
Fagområdet økonomi/skatt1,91
Kommunejurist1,00
Prosjektstilling kommunereform*1,00
Totalt10,51
Tabell 4.1 Antall årsverk, Fellestjenester - *midlertidig til 31.12.2019
Last ned tabelldata (Excel)

Bemanningssituasjonen i Fellestjenester har gjennom 2018 vært på et nivå som innebærer at man ikke har nådd avdelingens ambisjoner, herunder fullimplementering av nødvendige IKT systemer, økt kvantitative og kvalitative utredninger og ytterligere støtte og bistand til ledere. Avdelingen tilstreber å besvare høringer og annet, uttømmende og kvalitativt, men må erkjenne at dette er krevende i prioriteringssituasjoner.

Rennesøy kommune har siden høsten 2017 hatt et formelt samarbeid med Stavanger kommune om ivaretakelse av det faglige og helhetlige ansvaret for økonomi, herunder tertialrapportering, budsjettprosessen, regnskap og den daglige budsjettoppfølgingen. Dette har gitt kommunen tilgang til et svært godt fagmiljø. Gjennom 2018 har økonomimiljøet i Stavanger lært Rennesøy godt å kjenne. Samarbeidet har derfor blitt vidererutviklet på en god måte, som også vil være formålstjenlig i «Nye Stavanger».

Avdelingen har gjennom 2018 hatt en stabil og høy nærværsgrad, med lite egen- og legemeldt fravær. Resultatene viser 3,7 % for kombinert sykefravær. Rådmannen er fornøyd med dette resultatet da avdelingen har hatt et stort arbeidspress i 2018 grunnet omstilling og stort fokus på «Nye Stavanger».

Det er utfordrende at Fellestjenester har svært små fagmiljøer, som stort sett består av en medarbeider per fagdisiplin. Dette gjør avdelingen og kommunen sårbar for fravær og turnover. Til tross for dette er det rådmannens vurdering at Fellestjenester driftes effektivt og har gode leveranser. En relativt liten stab/ administrasjon er med på å sikre at kommunen er dynamisk.

Avdelingen har i 2018 blitt stadig mer involvert i arbeidet med etablering av nye Stavanger kommune. Det er forventet at dette arbeidet vil bli mer ressurskrevende i 2019.Arbeidet med «Nye Stavanger» vil nødvendigvis få implikasjoner for ambisjonsnivået og utviklingen fremover.

4.2 Organisasjonsutvikling

Arbeidet med løpende organisasjonsutvikling er avgjørende for å sikre en faglig oppdatert og godt samordnet organisasjon med høy kvalitet på tjenestene. Det er avgjørende for tjenestekvalitet at organisasjonen har dynamiske egenskaper, slik at man evner å tilpasse seg digitalisering, mål- og resultatstyring, større forventninger og nye krav og forskrifter.

Konseptet «Onsdagstimen» fikk også i 2018 gode tilbakemeldinger og er innarbeidet, sammen med lederforum, som en viktig arena for intern-/hverdagslæring.. Målet er å tilby en onsdagstime i måneden hovedsakelig for ledere. Avhengig av innhold kan onsdagstimen også være en arena for andre ansatte. Frekvensen har dog blitt noe redusert, da tjenesteområdene i større grad har felles samlinger med beslektede avdelinger og miljøer i Stavanger kommune. I 2018 hadde man flere dagsaktuelle temaer, herunder:

  • Digital sykefraværsoppfølging
  • Rettigheter og plikter i tilsettingsforhold
  • Hovedtariffavtale/ Hovedavtalen
  • Arbeid og psykisk helse
  • Økonomi opplæring
  • Kommunereform
  • Mellomlederens arbeidsgiverrolle
  • Personalmeldinger

Rådmannen har sammen med sitt lederteam fulgt fremdriftsplan for delegert personal- og økonomiledelse. Delegert personal- og økonomiledelse skal ha som klart mål å øke enhetsledernes handlingsrom for bedre ressursutnyttelse og tjenestekvalitet.

4.3 Informasjon/service/politisk sekretariat

Hovedoppgaver til faggruppen er:

  • Resepsjonstjenester og publikumsinformasjon, herunder redaktøransvar for kommunens nettsider.
  • Sekretariatsoppgaver for alle politiske utvalg.
  • Post- og arkivtjenester, journalføring etc.
  • Brukerstøtte for kommunens felles IKT-systemer.

Kommunen opplever en gjennomgående stor pågang mot nevnte tjenester både internt og eksternt. Mange innbyggere, politikere, media, interessenter og diverse organer velger å henvende seg til Rennesøy kommune. Dette fører til at kommunens medarbeidere innenfor informasjon og service har innholdsrike dager med gjennomgående høy dokumentstrøm. Avdelingen startet i 2018 et arbeid med å kartlegge antall og type henvendelser til kommunens sentralbord. Foreløpige kartlegginger viser at stadig flere innbyggere og interessenter bruker kommunens digitale flater til å søke informasjon. Antall direkteoppmøtende og telefoner er på et lavt nivå, og stadig synkende.

4.4 Personal/lønn

Hovedoppgaver til faggruppen er:

  • Personalpolitiske utviklings- og forvaltningsoppgaver knyttet til å rekruttere, utvikle, beholde og avvikle
  • Forhandlinger
  • Lønnsproduksjon, lønnsfastsettelse og løpende utbetalinger, pensjon, registrering/ oppfølging av sykefravær etc
  • Lønnsfører for Rennesøy kirkelig fellesråd
  • Overordnet HMS arbeid

Rennesøy kommune avviklet i 2018 samarbeidet kommunen har hatt om lønnsfunksjonen med Sandnes kommune. Fra og med januar 2019 er lønnsfunksjonen overtatt av Stavanger kommune. Stavanger har som Sandnes et robust fagmiljø, til Rennesøys fordel. Ved et samarbeid av denne type står kommunen bedre rustet til å møte fremtiden, blant annet i lys av dupliseringsmekanismer, samt tilgang til lønnsfaglig kompetanse.

Kommunens ledere har selvstendig personalansvar og det er derfor av vesentlig betydning at organisasjon- og personal gir premisser til organisasjonen og støtter lederne i personalrelaterte saker. Samhandlingen mellom organisasjon- og personal og tjenesteområdene med tilhørende ledere beskriver som konstruktivt og godt.

Ingen ansatte mottok  erkjentlighetsgave for 25 års tjeneste i Rennesøy kommune for 2018.

4.4.1 Inkluderende arbeidsliv

Rennesøy kommune er en  IA bedrift. Rennesøy kommune har en en målrettet IA-satsning rettet mot barnehagesektoren, da kommunens barnehager over tid har hatt et høyt egen-/ og legemeldt sykefravær. Kommunen har oppnådd gode resultater i arbeidet med nærvær/sykefravær, og fikk også mediedekning for dette i 2018. Ansatte og ledere i sektoren har gitt uttrykk for at satsningen så langt har vært nyttig.

Det løpende arbeidet med inkluderende arbeidsliv gjennom kommunens IA-kontakt ved NAVs arbeidslivssenter har vært en god pådriver og støttespiller i dette arbeidet og ønsker enda tettere kontakt med enhetsledere.

4.4.2 Samarbeid med tillitsvalgte

Rådmannen gjennomførte i 2018 lokale lønnsforhandlinger i Hovedtariffavtalens kap. 5 (stillinger med spesielle kompetansekrav), 3.4.2 (enhetsledere) , 3.4.1 (rådmannens ledergruppe) og 3.4.3 (stillinger med fag, personal eller økonomiansvar). Rådmannen har evaluert prosessen med tillitsvalgte og tar med seg konstruktive innspill fra fagorganisasjonene. I sum opplevde partene ryddige forhandlinger. Et viktig verktøy i forhandlingene er kommunens lønnspolitiske plan. Planen gir et godt utgangspunkt for felles fokus i forhandlingene. Det var ingen brudd i forbindelse med de lokale lønnsforhandlingene. Kommunen kom følgelig til enighet med samtlige fagforeninger innenfor politisk vedtatt ramme.

Det er avholdt faste kontakt- og drøftingsmøter med tillitsvalgte. Kontaktmøtet er den arenaen i kommunen hvor fagforeningene møter arbeidsgiver på konsernnivå. Sakene som behandles skal være av overordnet og generisk karakter. Organisasjons- og personalsjef innkaller til møte og organisasjons- og personalrådgiver er referent. Møtene er evaluert til å være viktige fora for gode, åpne og nyttige drøftinger. Møtene har i 2018 blitt gjennomført annenhver måned.

Rådmannen beskriver samarbeidet med de tillitsvalgte som godt, og opplever at ledelse og representanter for de ansatte samhandler i henhold til Hovedavtalens intensjoner.

4.5 Økonomi/skatt

Hovedoppgaver til faggruppen er:

  • Kommuneregnskap og innkreving av kommunale krav, herunder fakturering av husleie og årsavgifter for vann, avløp og renovasjon.
  • Regnskapsfører for Rennesøy kirkelig fellesråd.
  • Skatteregnskap og skatteinnkreving gjennom vertskommunesamarbeid med Stavanger kommune.

En stor mengde bilag behandles i regnskapssystemet i løpet av et år:

Bilagstype20142015201620172018
Inngående fakturaer8 4968 3498 4028 6248 748
Hovedboksbilag2 4142 1262 0542 2963 071
Utgående fakturaer13 06512 57312 61212 88012 058
Tabell 4.2 Bilagsbehandling
Last ned tabelldata (Excel)

I tillegg kommer behandling av returfiler fra banken i forbindelse med remittering og innlesing av lønnsfiler.

4.6 Felles administrative kostnader

Under dette ansvarsområdet ligger ulike felles administrative kostnader som gjelder hele organisasjonen. Eksempler på dette er telefonutgifter, bedriftshelsetjenesten og stillingsannonsering. I tillegg er midler til seniortiltak og lærlingordningen budsjettert her samt overføringer til kirken.

4.7 IKT

Rennesøy kommune har hatt en inngikk en samarbeidsavtale med Stavanger kommune om IKT siden 2013.

Det overordnet formålet med IKT-samarbeidet mellom Rennesøy og Stavanger er å bidra til fornyingstiltak som på ulike måter kan gi grunnlag for systematisk kvalitetsutvikling av tjenestene, bedre ressursutnytting og økonomistyring i begge kommunene. Samarbeidet skal resultere i styrking av den totale IKT innsatsen både i Rennesøy og Stavanger.

Valget om å inngå en forpliktende samarbeidsavtale med Stavanger kommune var en langsiktig strategisk satsing for Rennesøy kommune.

IKT bidrog til følgende oppnåelser i 2018:

  • Foredling og videreutvikling av sak og arkiv system (Public 360). Herunder oppgradering til nyeste versjon.
  • Utbedret trådløs kapasitet i ulike enheter, blant annet på kommunehuset
  • Implementering av plattformen Google Chromebooks
  • Videreutviklet kommunens intranett

Den samlede tilgangskapasitet/ internettkapasitet til kommunens lokasjoner er på et tilfredsstillende nivå.

4.8 Lærlinger

Kommunestyret vedtok at organisasjonen skulle ha 8 lærlinger i 2018, men hadde 7 lærlinger. Antall lærlinger har variert noe gjennom året, og formannskapet har løpende blitt orientert om utviklingen.

Rådmannen viser ellers til at det har vært krevende å rekruttere lærlinger til kommunen i fagene barne- og ungdomsarbeid, helsefag og institusjonskokk som kommunen er godkjent lærebedrift i.

Fra 2019 overtar Opplæringskontoret i Stavanger kommune ansvaret for lærlingeordningen også på Rennesøy kommunes vegne. Dette innebærer blant annet felles systemer og utlysninger.

4.9 Likestilling

Ref. kommunelovens § 48 nr. 5 skal det i årsberetningen redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven om etnisitet, diskriminerings- og tilgjengelighetsloven og diskrimineringsloven om seksuell orientering.

Rennesøy kommune har som mål å praktisere likestilling på alle kommunens tjenesteområder og sikre at politikere og administrasjonen i kommunen følger likestillingsloven og dens intensjoner.

Både i forhold til daglig drift og rekruttering av ansatte tilstrebes mest mulig lik behandling av begge kjønn. En likere fordeling mellom kjønnene vil fortsatt være et viktig moment i rekrutteringsarbeidet fremover. Som et generelt tiltak har Rennesøy utformet standard for stillingsannonser der det klart fremgår at kommunen har et ønske om større mangfold. Alle interesserte oppfordres til å søke uavhengig av alder, kjønn, funksjonshemming eller etnisk tilhørighet.

Rådmannens ledergruppe bestod i 2018 av 2 kvinner og 4 menn.

4.10 Verdier og etikk

Arbeidsgiverpolitikk er de verdier, holdninger og den praksis som arbeidsgiver legger til grunn og står for i sitt forhold til de ansatte. Rennesøy kommune har ingen vedtatt og uttalt arbeidsgiverstrategi, men har en vedtatt visjon for Rennesøy: Det gode liv – på dei grøne øyane. Rennesøy kommunes kjerneverdier er raus, ansvarlig og engasjert, og skal underbygge visjonen samt være et godt kompass i hverdagens etiske valg og dilemma. Rådmannen har systematisk arbeidet med synliggjøring av kjerneverdiene. Det er rådmannens vurdering at kjerneverdiene stadig blir bedre kjent i organisasjonen.

I det daglige utøves arbeidsgiverpolitikken av kommunens ledere. Rennesøy kommune legger derfor vekt på å utvikle et helhetlig, utfordrende og solid lederskap. Rådmannen har fokus på at lederforum (forum for kommunens enhetsledere) på sine samlinger skal ha element av både informasjon om og refleksjon rundt lederrollen. Refleksjon rundt lederrollen har blant annet som mål å styrke relasjonen mellom leder, medarbeider og tillitsvalgt.

Rennesøy kommune skal være en åpen og transparent organisasjon. Rådmannen har, som tidligere nevnt i avsnitt 4.4.2, også i 2018 hatt jevnlig kontaktmøter med hovedtillitsvalgte i de ulike fagorganisasjonene og mange saker har blitt behandlet i kontaktmøtene i 2018. I tillegg har det vært avholdt medbestemmelsesmøter på de ulike tjenesteområdene der HTV eller PTV (plasstillitsvalgt) møter. I møter med fagorganisasjonene orienteres det om og drøftes ansettelser/rekruttering, saker som vedrører organisasjonsutvikling, økonomi og HMS.

Kommunestyret har regulert at ILO-konvensjon 94 om lønns- og arbeidsvilkår skal legges til grunn ved offentlig anbud.

Nye bygg i Rennesøy kommune tilfredsstiller tilgjengelighetslovens krav til universell utforming.

4.11 HMS

Samtlige verneområder leverer årlig, etter utgangen av 4. kvartal, en årsrapport innenfor HMS-området. Rapporten fylles ut av leder og verneombud og legger grunnlag for rapport som legges frem for Arbeidsmiljøutvalget (AMU) i 1. halvår påfølgende år.

HMS er et fast tema på agendaen i de ukentlige møtene i rådmannens lederteam. Alle ledere plikter å varsle om saker som angår HMS, herunder etikk. I tillegg driver hver enkelt enhet kontinuerlig HMS arbeid i egne enheter.

Bedriftshelsetjenesten deltar på alle møter i arbeidsmiljøutvalget og det utarbeides egen årsplan for samarbeidet. Rennesøy sa opp sin avtale med Aktimed BHT i 2018, og vil inngå i Stavanger kommunes interne BHT pr. 01.04.19.

4.11.1 Vernetjenesten

Rennesøy kommune hadde i 2018 18 verneområder og 1 hovedverneombud.

4.12 Sykefravær

Figur 4.1 Sykefraværsutvikling 2016-2018

Rennesøy kommune hadde i 2018 et sykefravær på 5,2 %, en nedgang fra 5,4 % i 2017. Rådmannen viser til viktigheten av satsingen på inkluderende arbeidsliv gjennom 2018, samt at enhetenes målrettede arbeid med sykefravær gir gode resultater. Tallene er gode  sett i kontekst av at kommunen er i stor omstilling knyttet til etableringen av Nye Stavanger. Kommunen har også fått nasjonal oppmerksomhet knyttet til resultatene knyttet til nærvær.

Det er fortsatt stor oppmerksomhet på kvalitet i oppfølging av sykemeldte. Kommunens arbeid har fått nasjonal interesse med flere gledelige oppslag i media.